Como organizar e otimizar o tempo é o nosso assunto de hoje. Infelizmente não é possível reciclar o tempo! Uma vez passado, não voltará mais.
O tempo é o bem mais precioso do mundo, apesar de ser o mais comumente disponível. O que o torna precioso é nossa tendência a desperdiçá-lo.
No entanto, podemos aproveitar melhor o nosso tempo, reduzindo as atividades diárias ao mínimo necessário de forma a sobrar mais para nosso lazer e qualidade de vida.
Organizar e otimizar o tempo é a habilidade mais importante a ser exercida tanto nos negócios quanto na vida. E se você for capaz de otimizar seu tempo adequadamente, terá um sucesso sem precedentes tanto na vida profissional quanto na vida pessoal.
Você não precisa de bens materiais para ser feliz. Basta se concentrar nas coisas importantes de sua vida, como relacionamentos amorosos, convívio com a família/amigos e suas paixões…
Identifique seus objetivos
Antes de mais nada é preciso identificar seus objetivos de vida. Se você não traçar seus objetivos não conseguirá otimizar seu tempo! Portanto, sua rotina diária deve consistir em atividades e tarefas diretamente relacionadas com seus objetivos e que o(a) ajudem a alcançá-los a curto e longo prazo.
Nesse sentido, para simplificar sua vida e/ou organizar e otimizar seu tempo, é aconselhável estabelecer metas diárias de forma a otimizar as 24 horas disponíveis a cada dia.
Assim, decida logo de manhã cedo que resultados você quer obter de cada uma das atividades que vai realizar no dia. Também é imperativo que você leve 5 ou 10 minutos após cada atividade concluída para determinar se você alcançou ou não os resultados desejados.
Enfim, ao realizar este ritual diariamente, você terá uma ideia de como é a gestão do tempo. No final, você poderá implementar sua estratégia de gerenciamento de tempo também em maior escala.
Priorize suas tarefas
Existem dois tipos de tarefas no mundo, as tarefas urgentes e as tarefas menos urgentes. A priorização das tarefas é o aspecto mais importante da gestão do tempo. Acostume-se a categorizar suas tarefas nos seguintes grupos:
- Importante e Urgente. Estas são as tarefas que precisam de sua atenção imediata. Você deve fazê-las sem demora.
- Importante, mas não Urgente. Inicialmente, estas tarefas parecem importantes, mas se tornam menos importantes após uma inspeção mais detalhada. Cabe a você decidir o que você precisa fazer com elas.
- Urgente, mas não Importante. Estas são as tarefas que criam muita confusão, mas não agregam nenhum valor real após a conclusão. Se puder, é melhor delegar estas tarefas a outra pessoa.
- Não Urgente e não Importante. Estas tarefas têm a menor prioridade. Assim, é melhor realizá-las em algum momento livre, se você tiver alguma.
Dessa forma, você deve ter sempre uma lista das tarefas mais importantes que precisa realizar todos os dias. Verifique uma a uma as tarefas de sua lista enquanto as completa. Continue repetindo o processo e você se tornará hábil em dar prioridade às suas tarefas.
7 dicas para otimizar seu tempo
- Se você está trabalhando virtualmente, crie uma zona de não-distração. Isto é ótimo se você quiser fazer um trabalho mais focado. Sem telefones, sem e-mail, sem colegas de trabalho ou filhos ou cônjuges, sem nada nas paredes, sem mensagens instantâneas ou Twitter, sem navegação na web. Apenas as ferramentas de que você precisa para fazer seu trabalho e nada mais. Você também poderia criar um horário dentro de sua agenda para esta zona sem distrações – digamos, 8-10 da manhã ou 2-4 da tarde, por exemplo. Sem distrações dentro desse bloco de tempo. Você poderá ver seus e-mails ou fazer chamadas telefônicas depois, mas não durante esse horário.
- Antes de mais nada, livre-se dos papéis. Isto funciona muito bem para certos tipos de trabalho. Pode não vai funcionar para outros. Contudo, se você puder fazer isso, irá economizar tempo arquivando e procurando coisas, economizar espaço, simplificar seu escritório e economizar algumas árvores. Primeiro, insista para que tudo seja enviado via e-mail ou através de documentos on-line. Depois, crie um sistema de arquivamento que funcione para você, por exemplo, arquive tudo na nuvem, onde ficará disponível para acessar de qualquer lugar. Para aquelas coisas que só podem ser enviadas via papel, digitalize e descarte.
- Em seguida, liberte-se da mídia. Se sua vida está cheia de sobrecarga de informações, e você encontra pouco tempo para fazer as coisas que gosta de fazer, considere eliminar a mídia de sua vida, pelo menos temporariamente. Isto inclui TV a cabo, jornais e revistas, notícias no celular ou Internet e afins. Agora, não estou dizendo que você deve eliminar as coisas que você ama. Assim, se você amar um certo programa de TV, por exemplo, continue assistindo, mas elimine tudo o mais.
- Da mesma forma, limite cada mensagem de e-mail a cinco frases ou menos. Isto força você a manter seus e-mails breves e diretos, limitando a quantidade de tempo que você usa para escrever suas mensagens. Como resultado, isso força você a decidir o que é importante em cada uma. Mantenha seu fluxo reduzido de informações. Você tem atualmente toneladas de e-mails chegando? Encontre maneiras de reduzi-los – cancele a inscrição nas listas de discussão, peça às pessoas que parem de enviar-lhe piadas ou e-mails em cadeia (ou bloqueie-os de sua caixa de entrada), filtre automaticamente as coisas que você não precisa realmente ler. Você lê muitas notícias? Escolha apenas uma fonte de notícias ao invés de cinco.
- Seja como for, mantenha em ordem a bancada de trabalho: uma bancada limpa é um bom incentivo para as tarefas do dia. Coloque no armário tudo que não é usado todos os dias. Mantenha sua escrivaninha ou mesa do escritório limpa e sem tralhas. Menos distrações significam menos coisas com que se ocupar.
- Igualmente, limpe sua tela de trabalho – Muitas pessoas têm telas de desktop ou laptop ocupadas e repletas de arquivos. Hoje é possível arquivar tudo na nuvem. Você pode acessar de qualquer lugar em qualquer computador. Uma coisa a menos para você se preocupar e sua área de trabalho ficará livre de desordem.
- Finalmente, desacelere e respire! A vida está corrida. Tome um tempo para desacelerar, respirar e descansar! Saia do escritório no trabalho, vá passear. O corpo humano não foi projetado para se sentar durante 8 horas por dia. Mova-se, estique-se e afaste-se da tela de seu computador. Leia um livro em uma cafeteria por uns 20 minutos. Quando as coisas se amontoarem em cima de você, concentre-se em sua respiração, isto vai focalizar sua mente e acalmá-lo(a). Entre em meditação, isto pode trazer um grande beneficio.
Depois de seguir estas dicas para organizar e otimizar seu tempo, conte-nos como foi o resultado!
Abraços,
Angelyne
